Qu’est-ce que le Secrétaire du CSE
Le secrétaire CSE est un membre élu titulaire du comité. Toute entreprise de plus de 50 salariés doit en désigner un pour assurer la gestion des affaires courantes de l’instance de manière quotidienne, encadrer les réunions et assurer la communication interne et externe du comité.
Le rôle du Secrétaire CSE
Le secrétaire CSE a un rôle primordial au sein de l’instance puisqu’il est l’interlocuteur privilégié entre membres du CSE et employeur notamment. Sa fonction de représentant lui confère le rôle de porte-parole entre les différents acteurs du CSE, ou même auprès des partenaires sociaux. Dans ce cadre, il décide de l’ordre du jour en concordance avec l’employeur (président du CSE), mais réalise aussi l’ensemble des comptes-rendus à l’issue de chaque réunion. En bref, le secrétaire CSE est le porte-parole de l’instance envers les entités extérieures (médecine du travail, inspection du travail…), mais également au sein même de l’instance où il a le rôle de référent pour l’ensemble des membres du CSE.
Pour exercer au mieux son rôle de secrétaire CSE, ce dernier se voit attribuer différentes missions. Pour simplifier l’appréhension de ces missions, nous vous invitons à vous référer au livre blanc COULEUR’, un guide pratique pour faciliter la gestion de l’élu CSE, quel que soit son poste.
Quelles sont les missions liées à ce poste
Les différentes missions du secrétaire CSE répondent à un seul objectif : gérer les affaires courantes de l’instance quotidiennement et s’assurer que les décisions prises sont appliquées. Concrètement, le secrétaire CSE travaille avec le trésorier pour veiller au respect des obligations comptables et des règles de transparence.
Dans le cadre de son rôle de porte-paroles, le secrétaire a pour mission de transmettre les informations qu’il reçoit des partenaires sociaux ou de l’employeur à l’ensemble des membres du CSE. Il a donc en charge l’ensemble des échanges internes et externes au comité, via notamment la gestion du courrier et de la boîte mail de l’instance. Lui incombe aussi la charge de rédiger les compte-rendus et procès-verbaux à l’issue de chaque réunion du comité. Ce dernier document doit contenir un résumé des propos tenus lors de la réunion plénière, ainsi que l’ensemble des décisions prises lors de cette réunion accompagnées des résultats des différents votes. Comme mentionné dans l’article R23-15 du Code du Travail, le secrétaire dispose de 15 jours pour communiquer le PV à l’employeur et aux membres titulaires du comité. Faute de rédaction de ce procès-verbal, un délit d’entrave est alors commis et peut conduire à la révocation du secrétaire.
Aussi, le secrétaire CSE s’assure de l’encadrement des salariés du comité, mais également de l’encadrement des réunions de cette instance. Il interpelle donc la direction pour inscrire les consultations obligatoires annuelles à l’ordre du jour (orientations stratégiques de l’entreprise ; situations économiques et financières ; politiques sociales et conditions de travail), et veille au respect de l’agenda des réunions.
Le Code du Travail oblige les entreprises de moins de 300 salariés à une réunion tous les deux mois, et pour les entreprises de plus de 300 salariés, des réunions mensuelles sont obligatoires.
Enfin, le secrétaire CSE a pour mission la conservation des archives du comité, c’est-à-dire la conservation de l’ensemble des procès-verbaux durant 10 ans minimum. Il a pour mission de justifier des décisions anciennes du comité en retrouvant les PV concernés.
Les missions du secrétaire CSE sont variées. Toutefois, il est important de préciser qu’elles ne sont pas détaillées précisément dans le Code du Travail. Il est donc vivement conseillé de les mentionner et de les préciser dans le règlement intérieur du CSE.
Pour exercer ces diverses missions, le secrétaire CSE bénéficie d’heures de délégation qui sont calculées selon l’effectif de l’entreprise (calcul défini par le législateur), au même titre que les autres membres élus au CSE. Toutefois, le secrétaire peut se voir accorder des heures de délégation supplémentaires si elles sont prévues dans la convention collective, l’accord d’entreprise, ou le protocole d’accord préélectoral.
Quelle formation pour devenir Secrétaire CSE
Les missions du secrétaire CSE l’oblige à posséder des compétences organisationnelles sans faille, tout en étant capable de rédiger, transcrire, et communiquer l’ensemble des informations de manière impartiale. L’esprit de synthèse et l’aisance relationnelle sont donc deux critères incontournables pour occuper un tel poste.
Le secrétaire CSE peut bénéficier d’une formation adéquate dans le cadre de la formation obligatoire des membres élus au comité.
Aussi, à tout moment, les membres élus au CSE et notamment le secrétaire CSE peuvent avoir recours à une assistance juridique afin d’être accompagnés dans la gestion du cadre du juridique quant à la gestion du comité. Couleurs CE vous fait bénéficier de cette très grande aide pour faciliter le respect du formalisme juridique par le secrétaire CSE.
Comment le Secrétaire du CSE est-il désigné ?
A l’instar du trésorier, le secrétaire CSE est désigné lors de la première réunion plénière qui suit les élections des membres du comité. Seuls les membres titulaires peuvent se présenter pour obtenir ce poste. Chaque membre élu titulaire au Comité Social et Économique possède un droit de vote, ainsi que l’employeur en tant que président du CSE. Pour être désigné, il faut être élu à la majorité absolue de l’assemblée plénière. Les votes ont lieu à bulletin secret. En cas d’égalité entre deux candidats, le candidat ayant le plus d’ancienneté est élu, sauf stipulation différente dans le règlement du CSE.
Comme évoqué précédemment, les missions du secrétaire CSE ne sont pas légiférées explicitement dans le Code du Travail. D’où la nécessité d’inscrire sa fonction au sein du règlement intérieur. Dans ce cadre, la désignation d’un secrétaire adjoint n’est pas obligatoire, il appartient donc au règlement du CSE de mentionner son rôle et ses missions si la création de ce poste est envisagée. Le secrétaire adjoint peut être un membre titulaire du CSE mais également un membre suppléant du comité. Comme la désignation du secrétaire, celle de son adjoint se fait par un vote des élus au comité à la majorité absolue. L’ensemble de ses missions doivent donc être précisées dans le règlement intérieur. Toutefois, dès l’absence du secrétaire, le secrétaire adjoint prend le relais et devient titulaire le temps de son absence, il exerce alors les mêmes fonctions que le secrétaire CSE titulaire.
Limites et durée du mandat
Le secrétaire CSE exerce ses fonctions sur toute la durée de son mandat d’élu au comité. Toutefois, le secrétaire peut changer en cours de mandat soit en cas de révocation par la majorité des élus de l’instance, ou bien par sa propre démission.
La révocation du secrétaire CSE doit être basée sur un motif sérieux qui pourrait nuire au bon fonctionnement de l’instance (retards répétés aux convocations, erreurs de gestion…). L’irrespect du règlement intérieur peut également être évoqué. Sa révocation se fait lors d’un vote de l’assemblée plénière à la majorité absolue, après avoir mentionné au secrétaire la ou les raisons de ce vote.
Le secrétaire du CSE peut également poser sa démission. Aucun formalisme n’est prévu par le législateur pour faire part de sa démission au comité. Toutefois, dans la majorité des cas, le secrétaire présente sa démission lors d’une réunion du CSE, démission qui sera ensuite inscrite dans le procès-verbal à l’issue de la réunion. Elle peut également se faire par lettre adressée au président du CSE.
Que faire en cas d’absence de Secrétaire du CSE ?
L’absence du secrétaire du CSE peut être comblée par le secrétaire adjoint, chargé de l’ensemble des missions du titulaire lors de son absence. Ce dernier est désigné lors de l’élection du secrétaire titulaire, par un vote à la majorité absolue lui aussi.
Toutefois, la désignation d’un secrétaire adjoint n’est pas obligatoire. Il convient à chaque entreprise de déterminer cela dans le règlement intérieur du CSE. Dans ce cas, l’absence de secrétaire CSE bloque le déroulement et le fonctionnement du CSE – l’ordre du jour ne pouvant pas être préparé, les comptes-rendus pas rédigés et la diffusion des PV pas effectuée.
Pour pallier cette absence, il est donc possible d’élire à chaque séance de réunion de l’instance un secrétaire différent. Cette solution ne peut être que transitoire en raison du temps perdu et d’une difficile continuation de gestion des tâches courantes.
En cas d’absence définitive du secrétaire CSE, il devient alors nécessaire d’élire un nouveau secrétaire, de manière analogue à la désignation du secrétaire initialement nommé.
Maintenant que vous savez tout sur le rôle, les missions et le mandat de secrétaire CSE, vous pouvez désormais vous réunir pour désigner votre secrétaire CSE, ou même vous présenter à ce poste.
